Office 2007- 1 – Outlook

O Outlook 2007 foi o módulo que escolhi para começar a falar aqui no ForumPCs sobre o Office 2007. Escolhi o Outlook por ser um dos programas que pessoalmente uso bastante e trouxe na versão 2007 algumas novidades que me agradaram.

A nova interface

Posso dizer que houve uma evolução do produto sem lampejos revolucionários. Mas não posso começar a falar do Outlook sem falar da nova interface que está presente em todo Office 2007. Nos principais aplicativos está presente a nova “Faixa de Opções” (Ribbon) que traz consigo um bom nível de controvérsia. No caso específico do Outlook 2007 a polêmica Faixa só aparece ao se redigir ou ler e-mails porque nessa hora o Word é usado nos bastidores. Mas não importa. Como o Outlook usa o Word, no final o usuário vai sentir as diferenças.

Nesta hora (ler e redigir e-mails) os usuários vão perceber que os “menus-cascata” se foram, bem como a barra de ferramentas e painel de tarefas. Tudo foi substituído pela Faixa de Opções. Nesta nova faixa acomodam-se todos os comandos necessários para o usuário. Existe somente um nível de menu queao ser selecionado apresenta a tal “Faixa de Opções” com todas as funções agrupadas pertinentes àquela opção. Confuso? No começo é mesmo para as pessoas que têm os menus de cada aplicativo mais que memorizados em suas cabeças ao longo dos anos. Os laboratórios de usabilidade da Microsoft objetivaram tornar o produto mais fácil e intuitivo para os usuários novatos. E para este público a Faixa de Opções mostra todos os seus benefícios.

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Na minha experiência (venho usando o Office novo faz um certo tempo), percebi que após o período de choque com a Faixa de Opções, as coisas começam a fazer mais sentido. Nesta nova interface ao ser selecionada uma opção do reduzido menu que restou, todas as funções pertinentes àquela opção são exibidas de uma vez só, mostrando inclusive funções que antes estavam escondidas dois ou três níveis de menu adiante. Além disso, a Faixa de Opções é contextual, assumindo automaticamente as novas opções relacionadas com o trabalho do momento como, por exemplo,ao ser selecionada uma imagem a Faixa de Opções é instantaneamente substituída com as funções de manipulação de imagens e figuras do aplicativo.

O Outllok 2007

Uma das diferenças logo percebida é a nova Barra de Tarefas localizada no lado direito. Apresenta o calendário do mês atual, um resumo das atividades a serem executadas, a agenda futura (até um ou dois dias adiante), as tarefas pendentes e permite rapidamente criar novas tarefas ou dar baixa em tarefas existentes. É uma idéia muito boa, mas em telas de baixa resolução (800×600) ocupa muito espaço. Mesmo assim ela pode ser usada, pois pode ficar minimizada e exibida a um clique de mouse. Quem utiliza resoluções maiores de tela provavelmente preferirá ter esta nova janela sempre ativa.

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Em versões anteriores se uma pasta continha centenas ou milhares de e-mails havia uma grande lentidão para exibir os respectivos conteúdos. Agora se percebe uma diferença sensível na velocidade que são montadas e exibidas as pastas. Ou alguém descobriu um “ovo de Colombo” ou alguma falha antiga foi corrigida. Os usuários com caixas postais pesadas agradecem muito!

Avanço formidável nas buscas e pesquisas

Outro ganho dramático em velocidade acorreu nas buscas de e-mails dentro do Outlook. Em nossa máquina de testes havia instalado o MSN Desktop Search exatamente para minimizar estes problemas de lentidão nas buscas de e-mails da versão 2003. Após instalar o Office 2007 um assistente do Office surgiu e obrigou a atualização do MSN Desktop Search por conta do novo Office. Se não estiver instalado o usuário deverá instalar manualmente esta ferramenta. Trata-se na verdade de uma versão específica que se integra fortemente ao Outlook e as buscas “relâmpago” obtidas por fora do Outlook agora são possíveis por dentro do programa. Usando as próprias caixas de pesquisa do Outlook, para tudo (e-mails, contatos, notas, calendário, etc.), conforme se vai digitando os elementos em questão vão sendo exibidos instantaneamente!! Em nosso caso o Outlook tinha ainda agregado mais cinco arquivos PST com e-mails arquivados de anos anteriores e mesmo assim a busca pode ser realizada. Na verdade quando o Outlook não acha nada ele pergunta se quer que a pesquisa seja estendida para as pastas arquivadas e de arquivo morto.Esta inovação faz finalmente brilhar um recurso que nasceu no Office 2003, mas não tinha “decolado” por causa da lentidão das buscas: Pastas de Pesquisa (Search Folders). São pastas “virtuais” que encerram uma busca e filtram todos os e-mails de acordo com uma condição pré-determinada. Por exemplo, para quem não separa seus e-mails em pastas específicas, pode ser criada uma pasta de pesquisa contendo todas as mensagens recebidas de certa pessoa.Com a nova velocidade isso ficou ótimo!

Os recursos de segurança estão evoluídos. As mensagens recebidas, mesmo que na pasta de Lixo Eletrônico, são avaliadas quanto a risco de fraude ou “phishing” (mensagens que induzem o usuário a instalar um programa espião ou vírus no computador) e estas mensagens são claramente marcadas com uma tarja vermelha e os links destas mensagens são inibidos para evitar que acidentalmente sejam acionados os programas maliciosos.

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O Outlook sempre permitiu enviar itens do calendário como mensagens como uma convocação para uma reunião. Agora este tipo de mensagem é enviado em um formato padrão e aberto chamado iCalendar que é compatível com uma variedade de programas como Lotus Notes, Google Calendar, etc.

Os anexos podem ser visualizados diretamente na janela de leitura de e-mails para os tipos de arquivos conhecidos. Inicialmente somente arquivos do Office, mas desenvolvedores de outros softwares podem fornecer seus próprios visualizadores. Estas configurações e várias outras de natureza de exibição de dados, segurança/confiança são manipulados na nova tela de configuração chamada Central de Confiabilidade que reúne em um só lugar várias destas opções.

O Outlook sempre permitiu categorizar as mensagens usando uma classificação de texto para elas. Na versão 2007 também existe uma categorização pode cores. Assim a critério do usuário as mensagens podem ser classificadas e agrupadas de acordo com sua necessidade de forma mais útil e ampla. Isso não chega a ser uma revolução mas é útil na medida que não se deseja categorizar textualmente um grupo de mensagens mas se deseja agrupá-las de alguma forma. Isso em conjunto com as Pastas de Pesquisa resolve bem o problema.

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Por fim deve ser destacado o uso do Outlook como leitor de RSS (com possibilidade de estender classificações e regras paras estes) e a existência de um assistente para configurar o Outlook para efetuar sincronização com dispositivos móveis como “Blackberry”e “SmartPhones”. Basta informar os dados de acesso do provedor de serviços (operadora de telefonia celular) que os e-mails serão facilmente sincronizados com aparelho do usuário.

O Outlook sempre foi criticado na comunidade de “iniciados” por ser um programa “pesado”. Eu concordo com isso, embora o “peso” é proporcional ao “serviço” prestado. Mas com os últimos avanços (desde a versão 2003) e com os progressos dessa versão 2007,principalmente na velocidade das buscas (pela integração plena com o MSN Desktop Search), pela melhoria de performance da “renderização” das pastas e pelo uso fácil e fluente das “Pastas de Pesquisas”, pelo menos para mim, continua sendo o programa eleito. No meu caso como tenho Exchange 2003 o Outlook é um cliente natural e muito eficaz. Faço sincronização de pastas remotamente via VPN ou via HTTP mesmo (se no lugar que eu estiver o firewall bloquear acesso VPN). Aos “críticos de plantão” peço que se permitam olhar ao menos, para não repetirem a avalanche de condenações como aconteceu na minha coluna sobre o Norton 2007 (curioso que alguns que testaram comprovaram minhas impressões). Fica o convite à experimentação, críticas e troca de experiências.