[122995] e-mail IMAP – Resolveu meu problema

Nada como uma necessidade inesperada para buscar uma solução inteligente. Eu já tinha ouvido falar do e-mail IMAP ( Internet Message Access Protocol ) – na verdade trata-se de um protocolo de comunicação-mas ainda não tinha me aventurado com ele.

Com o uso recente de um notebook, que compartilho com minha esposa, e a necessidade de montar um escritório fora, ficou impossível manter os e-mails atualizados em todos os computadores. O hábito de usar o protocolo POP3 e manter todos os e-mails em pastas locais estava me causando sérios problemas de sincronia, até porque algumas pastas já ultrapassavam alguns gigabytes de dados (sim, eu sei que é muito, mas tem muita velharia que não pode ser apagada…). Não havia um dia que eu não precisasse de uma informação que estava em um e-mail guardado em outro PC.

Como resolver isso? Como ter a mesma caixa de entrada e as mesmas pastas de armazenamento em todos os PCs utilizados?

A primeira tentativa foi usar o webmail, mas não me adaptei. Estou acostumado com as funcionalidades do Outlook Express, com seu layout, e com as facilidades do meu anti-spam preferido, o MailWasher, que comentei na coluna Curiosidades da Semana – SPAM e Pinos no soquete , capaz de lidar brilhantemente com as centenas de spams que recebo nas minhas dezenas de caixas de e-mail. Enfim, a solução definitivamente não seria um webmail.

A dica veio em uma conversa com um dos diretores da HostNet: “porque você não usa IMAP? Nossos servidores aceitam esse protocolo!”. Sim, eu sabia como funcionava na teoria o IMAP, só que a falta de tempo e o ritmo do trabalho diário haviam me impedido de estudar tal protocolo na prática, mas chegou o momento de deixar as desculpas de lado e efetivamente analisar se a solução era boa ou não.

O IMAP , como eu disse, é um protocolo de comunicação e foi desenvolvido em 1986 pela Universidade de Stanford, mas só se tornou popular uma década depois, quando a própria internet se tornou popular. Para funcionar você precisa de um servidor de e-mail com suporte a IMAP, e um cliente com o mesmo suporte. Como o IMAP não é novo, eu creio que a maioria dos clientes de e-mail o suportam muito bem, mas infelizmente não são todos os provedores de e-mail que o implementam. Vou demonstrar aqui a funcionalidade no Outlook Express, mas creio que seja similar em outros clientes.

Para entender como funciona, é preciso ter em mente que agora você passa a ter pastas locais, que ficam fisicamente no seu computador, e pastas IMAP que ficam no servidor de e-mail do seu provedor. Para quem só tem uma conta de e-mail, basta configurar adequadamente o Outlook Express lembrando de selecionar o protocolo IMAP e não o POP ( Post Office Protocol ) para o recebimento de correspondência. O SMTP não muda, continua sendo o mesmo de antes. Como tudo passará a ser armazenado no servidor, o ideal é que você tenha um bom espaço disponível.

O Outlook vai importar as pastas que você tem no servidor, e vai chamá-las de pastas IMAP. O que você vê no Outlook é uma interface com seu servidor, tudo que você fizer localmente será processado via o protocolo IMAP no seu servidor. Uma observação importante: se você não estiver conectado à internet, todos os seus comandos serão acumulados até a sua próxima conexão, onde as ações serão sincronizadas automaticamente.

Portanto, você pode mover e-mails de uma pasta para outra, criar novas pastas, apagar pastas, trocar o nome delas, e ainda pode mover e-mails antigos para uma das suas pastas locais, liberando espaço no servidor, lembrando que essas ficarão apenas naquele computador onde tal operação foi realizada, e não poderão mais ser acessadas por outro PC ou pelo webmail.

A coisa começa a ficar interessante quando se tem mais de uma conta de e-mail, pois o Outlook irá criar uma estrutura de pastas independente para cada uma delas. As facilidades continuam, por exemplo, você pode passar um e-mail que você recebeu por uma conta para outra conta, e armazenar em uma pasta que você criou nessa segunda conta de e-mail, ou ainda criar regras que darão destino às mensagens recebidas nas respectivas pastas, organizadas por assunto.

No meu caso, todos os e-mails são recebidos pelas pastas “InBox” (meu outlook é em inglês), mas eu imediatamente as movo para uma pasta que chamo de “caixa de entrada”. Esse procedimento pode parecer redundante, mas o MailWasher vasculha a caixa InBox em busca de spams, e uma vez que já foram filtrados, achei melhor movê-los para outra pasta deixando essa livre para o MailWasher varrer os próximos e-mails que chegarem.

Aliás, eu adotei para meu conforto uma única pasta “caixa de entrada” para todas as contas, e uma única “caixa de saída” para todos os endereços de e-mail que tenho. Assim fica muito mais fácil de procurar aonde está aquela mensagem que eu enviei para uma determinada pessoa, sem me preocupar com qual conta de e-mail eu usei.

Outra característica interessante é que no IMAP você ao apagar uma mensagem, na verdade você “marca” ela como apagada, mas ela permanece no servidor até que você comande o “purge”. Ou seja, enquanto você não comandar, todas as mensagens “apagadas” permanecem no seu servidor para uma eventual recuperação. No meu caso, optei por purgar automaticamente sempre que eu saio de uma pasta para outro. Achei mais prático para a minha necessidade, mas pode ser interessante no seu caso.

Você pode sincronizar todas as pastas automaticamente, e ainda definir se quer que o corpo das mensagens seja baixado ou só os cabeçalhos. No meu caso optei por baixar completamente as mensagens da caixa de entrada, porque as acesso com mais freqüência e mesmo estando off line eu teria acesso a elas, mas as demais pastas defini apenas os cabeçalhos.

O Outlook deixa marcado como padrão a opção de baixar a mensagem automaticamente na tela de preview ao selecioná-la. Eu acho isso perigoso por causa de vírus, por isso optei por baixar manualmente, ou seja, ao selecionar uma mensagem sou obrigado a pressionar a barra de espaço ou clicar em um link para que seja feito o download da mesma. Como eu optei por baixar completamente as mensagens da pasta “caixa de entrada”, nessa pasta isso não é necessário, o preview abre instantaneamente, mas no meu caso a pasta “caixa de entrada” já foi filtrada pelo MailWasher, que permite um preview seguro. Cada um usa uma forma para se proteger.

O resultado disso é que tanto eu quanto minha esposa adotamos o IMAP em todos as nossas contas de e-mail, e nos cinco computadores que usamos diariamente dois em casa, dois no escritório e o no notebook. Assim temos condições de acessar as mesmas pastas de mensagens com o mesmo conteúdo, e quando estamos em algum local onde só é possível usar um webmail, nossos e-mails continuam lá, acessíveis como se tivéssemos em casa.

Para quem nunca experimentou o IMAP, recomendo experimentar os serviços da HostNet que está oferecendo 30 dias de graça sem taxa de inscrição. Se você usa mais de um computador, o IMAP é a melhor solução para seus e-mails.