PUC-SP muda de ERP e contorna crise

A Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP) está profissionalizando seus sistemas de gestão. Com mais de 16 mil alunos somente na graduação, a instituição de ensino passa pela dificuldade de falta de fornecedor de ERP especializado em educação, a lenta e complicada integração de sistemas e ainda convive com a versão antiga e atual. O  Professor Victor Emmanuel Vicente, assessor especial para políticas tecnológicas, explica o processo por qual passa a Universidade.

CIO: Quais motivos levaram a universidade a buscar um novo sistema? Quais problemas a integração e implementação de um novo sistema pretende solucionar?

Vicente: A PUC-SP está reestruturando a área de tecnologia, seus sistemas e processos. Antigamente, todos os setores tinham suas aplicações caseiras que “conversavam” de forma artesanal e manual, com uma forte interação humana. A implantação desse novo ERP vem justamente para integrar as áreas, padronizar processos, eliminar a redundância de tarefas e agilizar decisões.

Para se ter uma idéia, antes do novo sistema, um aluno bolsista teria que passar por três setores: secretaria, setor de bolsas e setor de alunado, para resolver problemas relacionados à matrícula acadêmica ou boleto. Hoje, ele é atendido em um único setor, que irá resolver e encaminhar a sua situação na universidade.

Além disso, tínhamos ainda vários cadastros paralelos para manter esse aluno com sua história na universidade. Hoje essas informações estão em uma única base de dados.

Nos setores administrativos e financeiros também já vemos benefícios devido a unificação dos dados. Toda integração contábil/financeira era feita por meio de arquivos. Não bastasse, ainda eram muitos os processos manuais na área de benefícios e faturamento, como as notas de débito, vales refeição e transporte, assistência médica. Hoje, todos estão automatizados. Também foram unificados os processos de compras, requisições, orçamentos e patrimônio. Ficou mais fácil gerar guias de impostos e contas a pagar, por exemplo.

CIO: Qual o sistema selecionado? Quais razões

Vicente: Durante um ano analisamos soluções e empresas no mercado. Algumas eram boas, mas tinham estrutura incapaz de atender nossas necessidades. Outras eram sólidas e reconhecidas, mas não estavam preparadas para cumprir as exigências do MEC e outros órgãos regulamentadores e fiscais.

Depois de escolhida a plataforma ficamos cerca de sete meses em negociação. O ERP escolhido foi o CorporeRM da empresa RM Sistemas, hoje do grupo TOTVS, líder no mercado nacional em pacotes ERP, segundo a FGV. A escolha levou em consideração requisitos técnicos, a solução integrada que atendesse necessidades financeiras, administrativas, folha de pagamento e RH e, em especial, que atendesse às necessidades acadêmicas da Universidade.

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 CIO: A PUC-SP tem uma equipe de tecnologia da informação interna?

Vicente: A PUC-SP possui uma equipe interna de tecnologia. O novo projeto está sendo implantado com profissionais das áreas de desenvolvimento, redes, suporte internos e com consultores de implantação da empresa. Todos estão envolvidos na mudança. Estamos com diversos módulos em produção e alguns, ainda, funcionando em “paralelo” como o módulo acadêmico.

CIO: O senhor poderia fazer um breve resumo do plano de implementação do novo sistema? Em que fase está agora? Ele faz parte de um projeto maior de reorganização dos dados de alunos e cobranças na Universidade? Qual?

Vicente: O projeto começou em 2006. Conforme comentei, vários módulos estão sendo implantados. Hoje estamos o módulo acadêmico e o sistema antigo ainda rodam em paralelo. Mas, em breve, vários serviços ao aluno estarão no site da PUC-SP.

O estudante poderá verificar notas, faltas, andamentos de processos, solicitar históricos ou trancar disciplinas, por exemplo. Além disso, será atendido em qualquer campus da Universidade, o que irá agilizar a resposta a qualquer demanda.

CIO: Quais problemas foram enfrentados durante o processo? Houve atraso? O que a PUC aprendeu até o momento em relação ao projeto?

Vicente: Tivemos alguns atrasos, mas caminhamos conforme o planejamento inicial. A implantação de um novo sistema deve levar em conta a dimensão e complexidade da nossa Universidade. São cinco campi, cerca de 1500 professores, 1300 funcionários administrativos, mais de 16 mil alunos de graduação e 4300 na pós-graduação. Há 34 cursos de graduação e mais de 40 na pós-graduação. Logo, é preciso atenção a um sistema que contemple todas as especificidades dessa imensa estrutura. Essa é nossa preocupação. Ainda que haja um pequeno atraso no início da implantação, o resultado final é atender ao aluno de maneira mais ágil e eficiente.      

 CIO: Quando o sistema deve ser normalizado? Qual o conceito final de sistemas de informação da Universidade?

Vicente: Já temos diversos módulos funcionando normalmente. Os módulos acadêmicos estão em fase final de ajustes. O novo sistema também procurou se adaptar ao planejamento acadêmico semestral do aluno. A PUC-SP está se profissionalizando em seus sistemas de gestão e esse é um processo demorado.

  CIO: E vocês estão conseguinte diminuir a quantidade de processos manuais?

Vicente: É justamente para diminuir processos manuais que estamos implantando o novo sistema. Estamos em um processo de mudança, que, logicamente, ocasiona problemas. No entanto, todos estão sendo solucionados. A Sistema de Apoio ao Estudante ainda utiliza os dois sistemas (antigo e novo), em paralelo.

 CIO: Nesse início de semestre, foram registrados alguns problemas. Qual política foi adotada para minimizar a confusão? Datas foram prorrogadas, horário de funcionamento das secretarias e setores?

Vicente: A Universidade informou à comunidade sobre a mudança de sistema por meio da sua imprensa interna e comunicados. Hoje, diversos setores estão trabalhando em horário expandido para que todos possam ser bem atendidos. Ainda assim, junto aos problemas normais decorrentes de uma mudança, muitos alunos deixam para resolver suas pendências no último dia do prazo, o que dificulta o trabalho.