Como empresas podem se beneficiar da metodologia japonesa Kaizen?

Kaizen, um termo japonês que significa “mudar para melhor”, foi adaptado pelas organizações como uma estratégia de negócios que visa estabelecer um ambiente de melhoria contínua. Produtos, serviços e pessoas são cobertos pelo método que recorre a implementação de pequenas mudanças em toda a empresa.

Popular entre organizações focadas em desenvolvimento de software, TI enxuta e melhoria de serviços, o Kaizen não é exclusivo da indústria de tecnologia, já que a estratégia tem sido empregada em setores como saúde, psicologia, governo, coaching e serviços bancários como forma de melhorar processos, tomada de decisão e logística.

Enquanto a maioria das estruturas de TI se concentra na mecânica de uma organização, como seus métodos de gerenciamento, processos ou logística da cadeia de fornecimento, o Kaizen é uma abordagem holística que ajuda as organizações a melhorar não apenas os processos, mas também funcionários – da alta administração executiva aos iniciantes.

Como o Kaizen se compara a outros frameworks de TI?

Assim como a TI ágil e enxuta ou o Seis Sigma, o Kaizen é projetado para reduzir o desperdício e eliminar erros – mas é preciso uma abordagem diferente. O Kaizen se diferencia de outras estruturas de serviços ou de gerenciamento de TI, concentrando-se em pequenas melhorias que são fáceis de implementar. Outras estruturas de TI geralmente envolvem uma revisão de processos, serviços e produtos, abordando vários problemas de uma só vez no escopo de um projeto específico. O Kaizen aborda problemas em toda a organização que não são específicos de um projeto ou meta de negócios – o único objetivo é a melhoria. Trata-se menos de “consertar” os problemas e mais de criar um ambiente no qual os funcionários e a liderança se sintam confortáveis ​​diante de seus próprios erros e crescendo a partir da experiência.

Outra característica definidora do Kaizen é que ele depende muito do feedback dos funcionários, e não do feedback do cliente. A maioria das melhorias sugeridas em um ambiente Kaizen vem diretamente dos trabalhadores da organização, o que significa que as empresas também enfrentam menos resistência ao implementar melhorias e mudanças solicitadas.

Entretanto, vale lembrar que as empresas que implementam o Kaizen precisam ter paciência porque as mudanças são frequentemente implementadas em uma escala tão pequena que pode levar algum tempo para colher os benefícios. Empresas ansiosas para provar o ROI das mudanças podem ter que esperar anos para ver as melhorias, e algumas das melhorias podem não ser mensuráveis ​​pela análise tradicional. Outras estruturas, como ITSM, lean ou Six Sigma, oferecem mais gratificação instantânea, pois visam reduzir os erros e desperdícios para melhorar a produtividade e a qualidade o mais rápido possível, ao mesmo tempo em que fornecem análises aprofundadas.

Princípios Kaizen

O Kaizen se tornou popular nos Estados Unidos durante os anos 80, quando as empresas americanas perceberam que as empresas japonesas estavam superando-as depois de aplicar a filosofia Kaizen. O objetivo do Kaizen é identificar onde os processos se desdobram e de onde vêm os problemas, encontrando a causa raiz para corrigir o problema onde ele é iniciado. Na filosofia Kaizen, até os líderes precisam estar preparados para encontrar seus próprios erros e resolvê-los. Ninguém é punido por esses erros ou erros em um ambiente Kaizen; eles são vistos como oportunidades para crescer e aprender.

Conheça os 5 princípios principais no Kaizen:

Conheça seu cliente: descubra o que seu cliente quer e como você pode melhorar sua experiência com base no que ele valoriza;

Deixe fluir: o desperdício zero deve ser uma meta de toda a empresa, onde todos na organização estão focados na redução e eliminação de resíduos;

Vá para Gemba: Gemba é um termo japonês que significa “o lugar real”. Siga a ação e encontre onde o valor é criado e vá até lá para aplicar os princípios do Kaizen;

Capacite as pessoas: organize equipes com diretivas e metas claras, mas certifique-se de equipá-las com as ferramentas e os sistemas certos de que precisam para ter sucesso.

Seja transparente: use dados para mostrar como as melhorias estão mudando a organização para que sejam “tangíveis e visíveis”.

Onde você pode aprender mais sobre o Kaizen?

Você pode encontrar várias certificações Kaizen que não são específicas do setor. O Kaizen Institute oferece três níveis de certificação que cobrem o Kaizen em um nível mais alto. O Acuity Institute também oferece um programa de certificação Kaizen Leader com dois meses de cursos on-line que oferecem uma perspectiva mais ampla da filosofia do ponto de vista da liderança. O Management Strategy Institute (MSI) também oferece um workshop Kaizen com treinamento e certificação que também cobre o Kaizen de uma perspectiva mais focada nos negócios.

Como o Kaizen deve ser usado de forma holística na organização, mesmo que tenha como objetivo o desenvolvimento de software ou os processos de TI, essas certificações ainda podem oferecer recursos valiosos para os interessados em usar o Kaizen em TI.