App de mensagem no trabalho: benefício ou risco à segurança da informação?

Em 2017, o banco alemão Deutsche Bank estampou as manchetes após a notícia de que havia proibido todos os seus funcionários de utilizarem serviços de mensagens como o WhatsApp para assuntos corporativos. A medida, que na época foi vista até como radical, agora passa a ser considerada por outras empresas.

Isso porque, com o uso maior desse tipo de ferramenta, as empresas têm menos controle sobre o que é compartilhado apenas em seus canais internos e o que é trocado dentro dessas plataformas — o que aumenta o risco do vazamento dados sensíveis.

Para entender mais sobre as regras de conduta sobre comunicação digital no ambiente de trabalho, o Wall Street Journal conversou com quatro especialistas de segurança da informação. Abaixo, os principais tópicos (e boas práticas) compartilhados:

Empresas precisam considerar o uso de aplicativos de mensagens em suas políticas de compliance

Seja para permitir ou restringir os apps de comunicação dentro do ambiente corporativo, é necessário que exista uma política clara explicando o porquê da proibição ou, no caso do uso, se ele é permitido em 100% das situações.

É preciso pensar na privacidade da empresa sem desrespeitar a liberdade e privacidade dos funcionários

Se a organização opta por não permitir o uso de mensageiros, é preciso criar um programa de conscientização de que a proibição está na troca de comunicações para uso corporativo, e não privado.

Companhias devem fornecer alternativas para o controle de dados corporativos em aparelhos pessoais

A maioria das empresas não fornece aos funcionários um telefone corporativo, o que faz com que informações comerciais “se misturem” com contatos pessoais. De acordo com os especialistas ouvidos, existem soluções corporativas que conseguem resolver esse problema de forma simples e rápida.

Deve-se avaliar se o uso de aplicativos é prejudicial ou não para o seu negócio

Em times de vendas ou órgãos públicos que lidam com temas delicados, a utilização de um aplicativo popular otimiza de forma significativa e a proibição poderia impactar diretamente nos negócios.

Nestes casos, apenas um guia simples de conduta pode ser o bastante para resolver possíveis casos de excessos, como envio de mensagens em horários inapropriados ou conteúdos fora dos temas discutidos no trabalho.