Officer Distribuidora detalha mudança no ERP

Em 2008, a Officer Distribuidora, que, desde o ano 2000, utilizava um sistema desenvolvido in-house, decidiu adotar uma nova ferramenta de gestão da SAP. Esta iniciativa se deu porque a ferramenta antiga não suportava mais o constante crescimento da empresa e nem os requisitos de governança. A partir daí, muitas coisas começaram a mudar na nossa área de TI.

Não se imaginava que uma “simples” alteração de sistema poderia promover e demandar uma mudança radical em nossa infraestrutura, bem maior do que registramos na época de implantação da ferramenta antiga. Isso era bem amplo e agrupava desde a troca de servidores, investimentos em storage, clusters, unidades de backup, segurança e a necessidade de prover alta disponibilidade com links com nossas filiais e contingência; afinal de contas, no nosso negócio, uma hora sem sistema representa milhares de vendas não concretizadas.

Começamos, então, a definir nossos fornecedores que, além de todos os requisitos já conhecidos, deveriam ter agilidade nos prazos de entrega e, o mais importante, contrato de suporte com SLA (service level agrement) bem-definido, garantindo uma rápida solução de eventuais problemas.

Após negociação com os respectivos provedores de links de dados e site para backup, decidimos pela contratação da Diveo para hospedar a contingência do SAP e prover todos os links de comunicação com as nossas filiais. O prazo para o fechamento do projeto com a companhia levou um mês e a sua execução aconteceu nos sessenta dias seguintes.

O primeiro passo desta parceria, que começou em outubro de 2009, foi a execução do plano de instalação dos links VPN-MPLS em nossas filiais e no nosso escritório central, já que até então utilizávamos links de internet de provedores locais e que não davam a garantia de desempenho necessário. A migração aconteceu primeiramente na Officer, para depois levarmos ao site da provedora.

Outro ponto muito importante do projeto era a contingência, ou seja, o que fazer caso acontecesse uma parada inesperada em nosso data center. A fim de solucionarmos essa questão, contratamos um rack inteiro no data center da Diveo onde instalamos nossos equipamentos, servidores e storages para a replicação de nossos dados de forma simultânea aos de produção.

Já que os links das filiais são do mesmo provedor e utilizam a tecnologia VPN-MPLS podemos facilmente redirecionar nossas filiais ou qualquer outro acesso remoto para o site de backup. Além disso, nossa expectativa na contratação da contingência é de obter maior segurança na restauração de nossas informações, bem como usufruir rapidez na operação em caso de alguma crise. A Diveo também nos fornece conexãode internet de 16 Mbps, que possibilita o acesso de nossos clientes ao nosso site de e-commerce, que hoje representa 12% de nossas vendas.

Evolução

Uma nova necessidade surgiu quando a Officer entrou na obrigatoriedade de emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). No processo, a provedora instalou um novo link dedicado às consultas na Secretaria da Fazenda (Sefaz) para aprovação e faturamento das notas fiscais. Nosso próximo passo será implantar o sistema de VoIP (voz sobre protocolo de internet) com nossas filiais para diminuir os custos de telefonia, uma vez que a tecnologia implantada nos permite este benefício.

*Valter Sambrana Jr é diretor de TI da Officer Distribuidora. O executivo de 40 anos soma 22 anos atuando na área de tecnologia da informação. Está na Officer desde outubro de 2008. É graduado em Ciências da Computação pela UNIP. Ele escreveu com exclusividade para InformationWeek Brasil.