As melhores práticas para planejar e elaborar orçamentos mais amplos e efetivos
O que fazer em seguida
A Ventana Research concluiu que a maioria das companhias pode e deve fazer melhorias significativas nos seus processos de planejamento e elaboração de relatórios. Fazendo isso, elas podem aprimorar o grau de exatidão, aumentar o alinhamento organizacional e estratégico, e também aperfeiçoar a agilidade organizacional.
A maioria das pessoas começa a examinar as mudanças tendo em vista poucos objetivos específicos. No caso do planejamento e da elaboração de orçamentos, elas podem estabelecer, por exemplo, que diminuirão o período anual dedicado à elaboração de orçamentos ou que facilitarão a comparação entre o orçamento real e os relatórios de orçamentos que foram realizados.
Contudo, a primeira etapa consiste em repensar que esse processo deverá ocorrer em um nível mais elevado. Retroceda um pouco e pergunte: Quais objetivos o planejamento e a elaboração de orçamentos deverão atingir; com que eficácia está ocorrendo a realização desses objetivos, e o que precisa ser feito para diminuir a lacuna entre os objetivos e os resultados?
Faça o planejamento e o orçamento mais freqüentemente e envolvendo mais pessoas
São funções primordiais da organização de finanças, que estão estreitamente relacionadas – tanto que, freqüentemente, são consideradas como um único processo.
Equilibrar os recursos disponíveis para essas funções, no que se refere aos objetivos e à estratégia da companhia, torna possível controlar os custos mais efetivamente, o que, por sua vez, deverá aumentar a eficiência operacional. É necessário estruturar o planejamento e o orçamento possibilitando uma ampla participação, de modo que todas as pessoas com autoridade em relação ao orçamento sejam colaboradores importantes. A ampla colaboração permite atribuir corretamente o controle e a responsabilidade; impede que o resultado seja um “orçamento apenas do setor financeiro”, a fim de que seja um orçamento com a colaboração de todos.
Reconheça que o planejamento e o orçamento não são a mesma coisa
Embora essas duas atividades estejam relacionadas, existem diferenças significativas.. O planejamento se refere a criar um programa de ação; ele é parte de um projeto geral, que foi definido para atingir objetivos específicos. A elaboração do orçamento trata de criar uma definição das condições financeiras de uma organização com relação a um determinado período de tempo, com base em estimativas de rendimentos e gastos. O planejamento envolve aspectos como atividades, pessoas, recursos necessários e tempo gasto. O orçamento envolve dinheiro. A Ventana Research acredita que as companhias dedicam tempo demais para a definição de orçamentos e que não empregam tempo suficiente para o planejamento.
Se o gerenciamento de desempenho e a estratégia de alinhamento com as ações forem o objetivo de sua organização, você precisa de planejamento. O típico processo de elaboração de orçamento termina “enterrando” muitas informações importantes em planilhas, incluindo suposições sobre o futuro e informações que poderiam promover um melhor alinhamento das ações em toda a companhia. No planejamento, essas suposições precisam ser explícitas, e quando elas são explícitas, as empresas conseguem obter maior alinhamento e melhor alocação de recursos. Uma vez que os planos se focalizam em objetivos, assim como em ganhar dinheiro, eles facilitarão a compreensão de causas originais, o enfoque nas exceções, assim como permitirão que isso se concretize de forma mais rápida e exata, a partir de uma base consistente. É possível realizar uma avaliação comparativa (benchmarking) interna para destacar as pessoas e as operações que apresentaram melhor desempenho, utilizando seus exemplos para descobrir como melhorar o desempenho de todos.
Substitua as planilhas por aplicativos dedicados
A pesquisa feita pela Ventana mostra que uma razão importante pela qual as empresas não fazem um planejamento é sua confiança nas planilhas, no que se refere à execução dos processos. As limitações das planilhas tornam demorado o processo de elaboração de orçamentos e, desse modo, interferem na realização de planejamentos e de análises quanto a possíveis situações. Isso dificulta ainda mais a identificação de ameaças e oportunidades, e também limita a agilidade de uma companhia em responder às divergências a partir do plano estabelecido. Os aplicativos de planejamento dedicados são melhores do que as planilhas porque possibilitam diminuir o ciclo do planejamento, permitem refazer o processo com maior freqüência e realizam com maior facilidade as análises de exceções.
Mesmo que sua companhia queira somente fazer orçamentos, a Ventana Research recomenda a utilização de um aplicativo dedicado. O benefício é a eficiência do processo. O tempo que seria gasto lidando com planilhas poderá ser empregado em tarefas mais importantes. Além disso, as organizações que utilizam aplicativos dedicados têm melhores condições de reduzir o tempo de ciclo do orçamento, algumas vezes, de modo significativo (por exemplo, reduzindo à metade um processo que normalmente duraria quatro meses). No caso de uma companhia que adota o ano calendário, um orçamento anual concluído rapidamente no mês de novembro tende a se manter relevante por mais tempo do que se fosse iniciado no mês de setembro ou outubro.
