10 recursos do Gmail para manter seus e-mails organizados

Ter um melhor controle dos emails é um das habilidades que todas as pessoas que vivem no mundo corporativo desejam adquirir. O motivo é simples: quando usada de forma eficiente, essa ferramenta se apresenta como um trunfo importante para qualquer funcionário.

Confira, abaixo, uma lista de recursos do Gmail para ajudar os usuários a manter uma caixa de entrada de e-mail organizada e eficiente: 

1 – Marcadores e filtros automatizados 

Para deixar que o Gmail organize sua caixa de entrada, arquivando automaticamente os e-mails recebidos, crie filtros para excluir, marcar com estrela e encaminhar seus e-mails ou manter determinados tipos de mensagens fora do marcador “Spam”; 

2 – Marcadores personalizados: 

Aplique marcadores para as mensagens recebidas, como “Trabalho”, “Família”, “Clientes”, entre outros. É possível, inclusive, criar um filtro para marcar e remover automaticamente mensagens da sua caixa de entrada e visualizá-las em um momento mais conveniente. 

3 – Priorize e-mails importantes: 

O grande número de mensagens está te sobrecarregando? Use a Caixa Prioritária para priorizar as mensagens importantes, separando-as automaticamente. 

O recurso divide sua caixa em três seções: “Importantes e não lidas”, “Com estrela” e “Todas as demais”, além de prever e-mails mais importantes para você. Ainda é possível destacar os e-mails relevantes. Com o tempo, o sistema aprenderá o que é mais importante para você 

4 – Monitorar tarefas importantes em uma lista:  

Organize-se e priorize seus trabalhos com o Tarefas no Gmail. Assim, é possível converter e-mails em atividades em apenas um clique, criar datas de conclusão que aparecem de forma automática no Google Agenda e marcar como concluídas o que terminar. 

5 – Utilizar respostas prontas: 

Precisa enviar as mesmas mensagens com frequência? Economize tempo com as respostas automáticas do Gmail, criando uma mensagem padronizada para cada ocasião. Agora, quando enviar e-mails com conteúdo idêntico, poderá usar modelos padrão.  

6 – Ignore conversas de e-mail irrelevantes: 

Uma conversa não tem mais a ver com você e está lotando sua caixa? Ignore-a, arquivando   automaticamente as futuras respostas, da sequência de mensagens. Caso precise delas no futuro, será fácil encontrá-las ou deixar de ignorá-las. 

7 – Descubra quando alguém leu sua mensagem: 

Quando estiver enviando um e-mail muito importante, configura uma confirmação de leitura para ter certeza que a pessoa leu sua mensagem. Além disso, quando ela abrir a mensagem, você receberá uma notificação.  

8 – Utilize os atalhos do teclado: 

O Gmail tem uma série de atalhos para teclados que podem ajudá-lo a fazer mais com menos cliques. Por exemplo, é possível escrever, enviar e categorizar e-mails, inserir links nos textos, formatá-los, entre muitas outras ações. Para isso, basta fazer uma simples habilitação nas configurações do Gmail. 

9 – Use endereços de e-mail diferentes para tarefas específicas:  

Sabia que é possível fazer isso sem criar novas contas? Se você não quiser criar contas para tarefas específicas, basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no endereço atual. Você terá uma quantidade infinita de e-mails que poderá usar para diferentes finalidades.

10 – Cancelar o envio de mensagens: 

Cometeu algum deslize no seu e-mail, esqueceu de adicionar um destinatário ou simplesmente deseja complementar informações?

Você tem até 30 segundos para cancelar uma mensagem que acabou de enviar. Basta ativar o recurso “Cancelar envio” do Gmail.