Cinco pontos a observar ao avaliar a compra de um ERP

A
importância da Tecnologia da Informação para as empresas é cada vez mais
reconhecida por gestores e administradores, tornando-se fator crítico de
sucesso para as operações e, muitas vezes, a sobrevivência. Apesar disso,
algumas organizações ainda utilizam softwares desenvolvidos internamente ou
ERPs limitados que não mais atendem às necessidades da empresa.

É algo natural
na evolução da organização: na medida em que seu crescimento, controles,
métodos, processos e relatórios tornam-se mais apurados, surgem novos
departamentos e os sistemas deixam de suportar as demandas da empresa, sendo
necessária a implementação de um novo ERP, mais adequado ao momento corporativo
e sua atuação no mercado.

No
entanto, para adquirir um sistema de gestão completo, que atenderá a todos os
setores da empresa, não basta apenas ter a verba disponível. O processo de
escolha e a implementação devem ser olhados de perto, pois são complexos e
demorados, exigindo a participação de várias áreas da empresa, muitas vezes
colocando os responsáveis dos setores envolvidos em situações bastante
delicadas. Para auxiliar na escolha, seguem cinco dicas que não podem ser
esquecidas ao escolher o sistema de gestão mais adequado à empresa.

Do
que você precisa REALMENTE?

A alta direção deve definir os direcionamentos
estratégicos da empresa, como crescimento, internacionalização, aquisições,
fusões, abertura de capital, etc. Após isso, é necessário ter a lista de
requisitos que o sistema de gestão deverá comportar para que ele atenda a esses
direcionamentos. É essa lista que irá guiar o que deve ou não ser ativado no
ERP e deve estar classificada conforme a real importância e a prioridade de uso
de cada item. Essa atividade deve envolver os responsáveis pelas áreas de
negócio, pois eles têm detalhes importantes que podem ser fundamentais para o
projeto.

Analise
o longo prazo 

O sistema deve ter escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa
conforme os processos ficam mais complexos. Mesmo que algumas funcionalidades
não sejam utilizadas no primeiro momento, é importe que o sistema as possua
para não limitar os negócios no futuro. Algumas mudanças no escopo inicial
ocorrem, inclusive, no período de implementação. É importante que a verba e
planejamento do projeto possuam margem para possíveis mudanças.

Encontre
parceiros e não fornecedores

A implementação de um sistema de gestão
é complexa: envolve todos os processos da organização e exige muito
comprometimento tanto da empresa que irá implementar quanto do cliente. Esse é
um processo relativamente longo e não é incomum ocorrerem problemas pontuais e
mudanças no planejamento. Para que o projeto continue nos trilhos e seja
finalizado com o mínimo de conflitos, o integrador do sistema deve ser muito
mais que um fornecedor. Ao escolher, não deixe de analisar aspectos intangíveis,
como postura consultiva, atitude de parceria, flexibilidade e acesso aos
gestores da contratada.

Opte
por soluções que tenham flexibilidade sem usar programação (“customização”)

Alguns ERPs
permitem que diversas alterações em seu funcionamento sejam feitas utilizando
apenas telas de configuração, sem precisar fazer mudanças na programação do
sistema. Essa possibilidade reduz drasticamente o número de erros e de “efeitos
colaterais” (alterações em uma parte do sistema que refletem de maneira inesperada
em outra) ao alterar alguma função do sistema, pois as combinações e
possibilidades foram previamente testadas pelo fabricante do ERP. Além disso,
gera maior facilidade e velocidade ao realizar as alterações. O ideal é que o
sistema de gestão escolhido atenda ao maior número possível de necessidades da
sua empresa com o mínimo de alterações tanto no sistema quanto em seus
processos.

Atenção
na maturidade da plataforma

Não apenas as funcionalidades são importantes, mas a
consistência e integridade da plataforma também devem ser estudadas. Sistemas
mesclados (ou seja, múltiplos softwares fazendo serviços que poderiam ser
centralizados e integrados em uma única plataforma) aumentam a probabilidade de
haver incompatibilidades e consomem mais recursos financeiros e humanos.

Outras
características importantes a serem analisadas são as inovações e melhorias que
a fabricante faz na plataforma. Se não há investimento em inovação, em pouco
tempo o ERP deixará de apresentar novos processos e funcionalidades,
atendimento à requisitos legais e melhorias estruturais, necessários ao longo
do crescimento da empresa. E o pior de tudo, seu concorrente passar a utilizar
ferramentas estratégicas (como Business Inteligence, por exemplo) que seu
sistema não possui e nem poderá ter devido às suas limitações.

Como
se vê, a escolha de um ERP não depende apenas de suas funcionalidades, preço e
das necessidades atuais da empresa. É muito importante compreender como as
funcionalidades e preço do sistema, além das necessidades da empresa, se
comportarão no futuro para que o ERP não limite seu crescimento e a evolução de
seus processos.

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Alessandre Trintim é sócio-diretor da Essence, empresa de consultoria e
outsourcing especializada em Tecnologia e Informação para negócios.