A comunicação como um eixo fundamental para a experiência em eventos digitais

O mercado de eventos passou por um turbilhão de emoções devido à pandemia. Com certeza, está sendo um dos setores mais afetados. Contudo, quem conseguiu migrar para uma versão digital nesse período, teve a possibilidade de sobreviver e de se reinventar.

Passar de um encontro totalmente presencial e na Bahia, como o IT Forum, para uma versão digital – IT Forum@Home e o IT Forum>Anywhere, é um desafio e tanto, principalmente, na parte de comunicação. Ela que é um pilar essencial para a experiência dos convidados numa imersão virtual que envolve uma agenda completa de Conteúdo, Relacionamento e Negócios.

Depois da terceira entrega digital, levanto aqui alguns dos pontos mais relevantes e que foram aprendizados para a área de comunicação:

Promover o relacionamento: a experiência digital é enriquecida a partir do momento que ela possibilita a conexão entre as pessoas. Pensar em ações que promovam a visibilidade dos participantes e a troca entre eles é fundamental para que eles se sintam pertencentes e ampliem e aprofundem as relações orgânicas com a comunidade de TI e com o evento como um todo. Um exemplo prático foi o convite para que todos os participantes enviassem vídeos e imagens de como estavam aproveitando as ações e os shows mesmo que em casa. Todo o material coletado foi utilizado no vídeo de encerramento e gerou uma repercussão mega positiva.

Facilitar a parte técnica: os eventos digitais dependem de plataformas proprietárias ou integradas que nem sempre são intuitivas. A comunicação é essencial para explicar e facilitar o uso dessas ferramentas, além de contribuir para que ela seja uma parte fluida do processo e não um entrave.

Idealizar novos formatos: ambiência digital; criação de backgrounds e máscaras para as plataformas de transmissão; filtros e peças de divulgação para as redes sociais; vídeos diversos, em forma de tutoriais também. Uma infinidade de formatos e modelos para atender diferentes necessidades e, acima de tudo, guiar e engajar o participante ao logo de todas as atividades propostas.

Gerar possibilidades de Interação: abrir canais de comunicação e estar disponível para sanar todas as dúvidas e ouvir os feedbacks é essencial para desenvolver o vínculo com a audiência e melhorar os processos em tempo real ou, no mínimo, coletar essas informações para evoluir até a próxima edição.

Criar um cronograma rico e detalhado de conteúdo: afinal, o primeiro passo é comunicar-se. Seja pelas redes sociais, e-mail marketing, enfim, o canal que mais alcança o seu público, esse é o meio que vai levar as principais informações para os convidados e prepará-los para a experiência em si.

Esses são alguns dos pontos que devem ser destacados, porém, o evento digital é uma redescoberta contínua, em que cada nova edição exige aumentar e diversificar as formas de comunicação e engajamento com a audiência.

*Kauana Neves é Gerente de Marketing e Comunicação na IT Mídia