Por trás dos palcos virtuais do IT Forum @Home 2021

O segundo ano do maior evento da IT Mídia aconteceu novamente em casa. Por essa, não esperávamos quando em junho de 2020 transportamos o IT Forum da Praia do Forte para as telas dos notebooks de cada CIO e patrocinador do evento. Pensamos que aquela seria uma saída emergencial até retornarmos à vida normal, mas parece que a vida normal agora é digital – ou ao menos, híbrida.  

Mais uma vez nos perguntamos: “Como transferir a essência de um evento presencial para o digital quando as pessoas já estão saturadas de interações não presenciais?”. E não é de qualquer presença que estamos falando, mas de 3 dias imersos em um resort cercados pela exuberância da praia do Forte, na Bahia. À primeira vista, fica difícil o escritório em casa que já nos ambienta há mais de um ano ganhar esse páreo. 

Se você não vai até a maresia, a maresia vai até você. 

Esse foi o primeiro desafio que encaramos: precisamos que esse ambiente digital simule ao máximo as iniciativas que aconteciam presencialmente. Para isso, nos orientamos por sempre manter a essência relacional, então mantivemos a estratégia de encantar levando o máximo do que conseguimos da vivência que tínhamos na Bahia para as casas dos CIOs.  

Dentre essas iniciativas, bolamos jantares conduzidos por chefs, que orientaram os participantes a cozinharem com os ingredientes que receberam em casa; degustações de vinhos e cervejas acompanhadas por profissionais; lives de artistas consagrados e também a criação de camarotes com os CIOs, numa dinâmica análoga às rodinhas de conversa intimistas que tantos frutos geram aos participantes. 

E as reuniões de negócios que a IT Mídia proporciona entre a Indústria de Tecnologia e os detentores dos maiores orçamentos desse mercado no país? Como manter esse relacionamento vivo e saudável, como sempre fizemos nas business suítes do hotel Iberostar? 

Foi necessária muita engenharia e tecnologia para esquematizar em salas virtuais as agendas de mais de 60 patrocinadores com 200 CIOs que fariam 3 dias de reuniões, de modo que essas reuniões acontecessem sem problemas técnicos e com a qualidade e segurança esperadas. 

Para colocar tudo isso em prática foi preciso buscar pelos parceiros ideais para cada iniciativa, com muitos testes, implementações, integrações e erros. 

Trocar o pneu com o carro a 120km/h 

Todo planejamento de cada uma dessas edições digitais foi feito e realizado quase ao mesmo tempo. Não digo que seja esse o modelo ideal de trabalho, o correto é fazer tudo com muita análise, pesquisa e projeções bem fundamentadas. Mas desde março de 2020 estamos reaprendendo inclusive os modelos de se planejar e executar com toda adaptabilidade e agilidade possível. 

Parceiros de verdade 

Esse modelo mais caótico de execução vai ser diretamente impactado pelo nível de confiança e parceria que se têm com o time interno e fornecedores que topam o desafio com você. Nesse cenário, todos precisam se ajudar para além do escopo inicial. Mais do que nunca, fazer mais do que o básico virou o novo básico, afinal os imprevistos aumentam e não se pode prever todos eles em contrato. É nessa hora que os parceiros de verdade se mostram, eles estarão com você resolvendo cada problema por mais inédito que seja. 

Planos B (e C, D, E…) 

Se presencialmente imprevistos acontecem, digitalmente acontecem muito mais. Prepare todos os seus ambientes digitais com planos de backup caso haja problemas como energia, internet, capacidade de servidores e ferramentas. Garanta com seus fornecedores que sua Cloud suportará o esperado para seu evento e um generoso percentual excedente e que haja mais de uma máquina sustentando tudo. Informações cruciais para o funcionamento do evento devem sim estar nas plataformas, mas sempre tenha salvas em excel e PDF as planilhas mais importantes. Caso tudo dê errado, você ainda tem a informação fonte para trabalhar. Detalhes como esses foram importantes para que pequenas intermitências não arruinassem meses de preparação. 

As vantagens do evento digital 

Enfim, não temos o mar azul, mas temos dados! Com a migração de todo o evento para os meios digitais, conseguimos mensurar e monitorar muito mais informações do que presencialmente. Checkins em reuniões e eventos, avaliações, quantidade de interações com conteúdos, audiência precisa de cada iniciativa – tudo isso se torna mais tangível no digital. Essa fonte de dados mais rica pode se transformar em relatórios inéditos que irão abrir portas para novas entregas e ideias. 

Por fim, atravessando o segundo ano de eventos digitais, seguimos aprendendo e se transformando para criar experiências cada vez mais surpreendentes. Até o IT Forum Anywhere 2021!