As formas de melhorar a comunicação por e-mail

No ambiente corporativo, as pessoas são julgadas pelo estilo de escrita, erros de digitação, falhas gramaticais e pela linguagem utilizada em e-mails. No entanto, na maior parte do tempo, as pessoas esquecem essa avaliação e descuidam da qualidade dos textos enviados por meio de mensagens eletrônicas.

De acordo com estudo da consultoria norte-americana especializada no mercado de TI Radicati Group, aproximadamente 247 bilhões de mensagens eletrônicas são transacionadas diariamente em todo o mundo. O número reflete um volume absurdo de informações enviadas e recebidas e aponta a necessidade de eliminar, ao máximo, os e-mails desnecessários. Para tanto e também para melhorar a efetividade das mensagens indispensáveis, seguem algumas dicas:

1. Utilize as mensagens eletrônicas para as coisas certas: mesmo que os e-mails pareçam ser o meio mais ágil e eficaz para a troca de informações, em algumas situações eles simplesmente não funcionam. Um exemplo disso é a utilização do correio eletrônico para agendar compromissos que envolvam muitas pessoas. De forma geral, a troca de mensagens confunde os envolvidos. O mais eficiente é utilizar um calendário compartilhado de atividades.

2. Defina o assunto da mensagem de forma objetiva: utilize o campo reservado ao assunto do e-mail para torná-lo atraente. Identifique a palavra-chave da mensagem e certifique-se de que ela está bem no início do assunto. Se não conseguir identificar o principal termo de seu texto é melhor reavaliá-lo – quando nem o autor tem claro o objetivo da mensagem, é provável que o leitor também não consiga visualizá-lo.

3. Se for enviar mensagem a vários destinatários, apresente-os uns aos outros: no caso de e-mails coletivos, identifique na primeira linha quem são as pessoas com quem você pretende se comunicar. Escreva, por exemplo, “para todo o time de vendas”, pois assim os destinatários reconhecerão que a mensagem não é spam. Além disso, trate todo e-mail profissional com o devido decoro – considere que, assim como uma carta, a mensagem pode ser lida por mais de uma pessoa dentro de cada empresa, por isso, é importante não demonstrar intimidade com o receptor (mesmo que seja um conhecido).

4. Coloque a informação mais importante no topo do texto: e não tente contar histórias aos destinatários. Os leitores de seus e-mails são tão ocupados quanto você.

5. Envie um e-mail para cada assunto a ser discutido: não confunda o leitor com um único e-mail tratando de vários assuntos. As pessoas normalmente leem as primeiras linhas das mensagens e ignoram o restante o texto. Se realmente precisar tratar de diversos temas opte por realizar um telefonema.

6. Releia os textos antes de enviá-los: é preciso identificar se há erros de digitação, concordância ou mesmo se a mensagem está clara e objetiva. Não tente ser agradável demais e evite expressões que podem denotar alguma intimidade com o destinatário.

7. Escreva textos curtos: e-mails devem ter, no máximo, dois parágrafos.