Projeto foi tocado paralelamente com atualização do ERP
A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) na Galvani ocorreu simultaneamente com o projeto para modernização de nossos processos internos, o que incluía a atualização do sistema de ERP da JD Edwards. Administrar os dois projetos, com o foco na qualidade e, principalmente, no cumprimento dos prazos estipulados pelos órgãos governamentais foi sem dúvida um grande desafio para nós.
Para os projetos de Sped e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) escolhemos a solução da Mastersaf com base de dados Oracle; e contratamos a YKP para realizar os serviços de implantação do sistema, empresa que já era nossa parceira para implantação do JD Edwards.
O novo sistema traz diversas vantagens, pois todas as informações passam a ser enviadas ao Fisco de forma eletrônica, resultando em maior agilidade nos processos, padronização de dados, além de redução de custos com o uso de papéis, armazenamento de documentos e retrabalho da equipe.
O investimento no sistema vai garantir que erros que apareceriam no futuro sejam visíveis imediatamente. As dificuldades para a implantação do sistema foram muitas. No fim de 2008, ninguém sabia exatamente como seria o Sped. Há um mês, os cartórios ainda não estavam preparados para as mudanças em relação ao registro do livro contábil. Como o plano de contas da Galvani é extenso, o trabalho teve que ser feito praticamente pelo método manual.
Os investimentos foram da ordem de R$ 140 mil na implementação do Sped em 2008, entre aquisição do software e despesas de consultoria. Somos uma das poucas, entre 11 mil empresas, que devemos cumprir o prazo. As companhias que apuram tributos com base no lucro real ou possuem acompanhamento diferenciado da Receita Federal estavam obrigadas, a partir de 1º de julho, a adotar o Sped Contábil, que substituirá os livros Razão e Diário.
Segundo consultorias, somente entre 10% e 30% das empresas vão se adequar a tempo. A Unidade Industrial de Alto Araguaia (UIA) e o Complexo Industrial de Paulínia (CIP) foram as primeiras unidades a gerarem notas fiscais eletrônicas na empresa e todas as unidades da Galvani foram adequadas para o Sped, dentro do prazo estipulado pelo Governo Federal.
O grande diferencial para o sucesso desse projeto foi sem dúvida o esforço conjunto das áreas de TI, contabilidade e fiscal na gestão e execução dos trabalhos, exemplo que deve ser seguido por outros projetos dentro da empresa.
*Américo Antônio Zanatta é gerente de TI. O executivo escreveu com exclusividade para a revista InformationWeek Brasil.
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