Consolidação do sistema de gestão empresarial teve como objetivo levar informações mais seguras e completas à diretoria da empresa
Ter mais controle sobre os processos internos, além de monitorar os gastos da empresa. Esta foi a necessidade de reestruturação que a diretoria do Grupo Marquise – formado por nove empresas que atuam em 17 Estados brasileiros, nos segmentos ambiental, construção civil, finanças, hotelaria e comunicação – sentiu e passou para a área de TI, que logo começou um planejamento interno. “É uma visão de mudança alinhada com o crescimento da empresa”, afirma Manoel Ribeiro, superintendente de tecnologia da informação. “Por isto, não foi uma decisão do departamento de TI.”
No início do ano passado, a Marquise, que possui 63 tipos de sistemas operando em seus diversos segmentos, concluiu que deveria substituir 30 deles por apenas um, entre dezembro a março deste ano. O processo de seleção do fornecedor foi divido em duas fases, terminando em maio deste ano. Com o investimento de R$ 5 milhões, o sistema de gestão empresarial da Oracle Ebusiness Suite acabou com os arquivos de Excel, no qual eram inseridos os dados de processos dentro da companhia.
Ribeiro conta que os funcionários, muitas vezes, não tinham acesso a diversas informações necessárias para a conclusão de uma operação. Nestes casos, era preciso a solicitação de tais dados e, em diversas ocasiões, estes eram repassados manualmente a outros sistemas, com a intenção de agrupá-los. Seguindo a metodologia de trabalho da Oracle, a implementação foi dividida em três fases, batizadas de CRP 1, CRP 2 e CRP 3.
Na primeira etapa, concluída em junho deste ano, estudou-se a reestruturação, a fim de avaliar suas vantagens. O próximo passo refere-se ao inicio da configuração do sistema para adaptar-se a “cara da Marquise”. Foram necessárias, no total, 34 alterações, que incluiu o mapa de cotação no sistema de compras, que teve de ser personalizado.
A etapa final resulta-se na conclusão da nova infra-estrutura da área de TI, ou seja, na troca de servidores e na verificação se o ambiente de TI é similar ao ambiente da empresa. Será a fase de testes e simulações. Durante o expediente de trabalho, vão ocorrer simulações da nova forma de trabalho.
Neste momento, o superintendente de TI da companhia prevê problemas quanto à implementação em processos de banco, por exemplo. “Não poderemos testar o que não temos no sistema, como a conciliação de duplicatas. Será um risco”, avalia Ribeiro. “Além disto, este processo pode retardar um pouco o trabalho do usuário, pois a sua participação será de fundamental importância”, afirma Ribeiro. Esta fase tem a expectativa de ser concluída em dezembro.
Desta forma, no inicio de 2008, a companhia pretende ter sua nova forma de trabalho toda instalada, contando, assim, com uma outra rotina dentro da Marquise. “Os colaboradores terão mais tempo para desenvolver atividades mais nobres, fazer análises e comparativos”, completa o superintendente. No total serão 340 funcionários utilizando a nova plataforma. Melhorias poderão ser vistas ainda na redução dos gastos com os trinta fornecedores responsáveis pela gestão dos antigos sistemas. “Hoje, temos esta dívida apenas com a Oracle”, afirma o superintendente de TI.
Quanto às mudanças, a fiscalização dos centros de custo será um dos segmentos de maior importância para a gestão da diretoria. Nesta área, não era possível saber, por exemplo, qual departamento gastava mais. “Esta alteração resultará em controle e segurança”, afirma Ribeiro. Segurança esta que chegou também à rotina do almoxarifado, no recebimento de suas mercadorias, que agora tem controle automatizado.
Para este projeto a Marquise contratou três analistas para consultoria e auditoria, que seguirão com suas atuações, até mesmo depois que a Oracle tirar o seu time de cerca de 20 consultores de campo. “O grupo Marquise não mudou apenas a sua infra-estrutura de TI”, conta Ribeiro. Ele afirma que a empresa passa agora por uma mudança cultural. “Os problemas de gestão da Marquise estavam relacionados à má consistência da informação que chegava até a sua diretoria”, revela o superintendente. “Havia muitos atrasos no envio das informações, além de elas chegarem incompletas”.
Ribeiro afirma ainda que sem esta reestruturação o grupo não suportaria o crescimento de seu faturamento, estimado em R$ 630 milhões até 2010. A previsão para este ano é de um faturamento de R$ 300 milhões. Colaborou Tatiane Seoane.
