CSN contabiliza ganhos com digitalização de documentos

Para conseguir firmar-se entre as maiores do seu segmento no mundo, a Companhia Siderúrgica Nacional (CSN) não poupa esforços para otimizar os processos vitais à retaguarda das suas operações. Neste cenário, lapidar e estruturar o controle e o acesso às informações tornam-se ações prioritárias da área de Tecnologia da Informação.

A opção pela digitalização não é nova na CSN. Em 1997, diante da demanda gigantesca de documentos, a companhia percebeu que investir numa forma ideal de armazenamento traria agilidade ao processo de busca das informações. À época, a CSN optou pela contratação da plataforma FilePower, da Óptica, mas com a decisão de implementar o pacote de ERP (Enterprise Resource Planning) R/3 da SAP, ela deixou de corresponder às expectativas. Como a atualização demandaria um investimento elevado, a empresa decidiu pela troca do seu sistema de digitalização.

Em abril do ano passado, a Xerox do Brasil sagrou-se vencedora da concorrência e foi contratada para desenvolver, implementar e operar um novo sistema para gerenciamento de documentos eletrônicos (GED), que atualmente tem como missão primordial atender à demanda de recuperação de mais de dois mil documentos fiscais diariamente.

“O mais importante da plataforma Documentum da Xerox é o fato de ela ser totalmente integrada ao nosso SAP. Isso facilita e reduz o tempo de acesso às informações. Hoje, conseguimos localizar um documento em um prazo máximo de cinco segundos. Além disso, é possível fazer anotações nos processos ligados ao setor de auditoria. Esse recurso é um facilitador significativo para as áreas de fiscalização e contabilidade”, conta Carlos Franco, gerente de operações de Informática da CSN. No total, o investimento na migração ficou em torno de R$ 500 mil.

Franco admite que o processo de migração da plataforma de gerenciamento de documentos foi complexo. Houve muito trabalho para evitar o desvio ou mesmo a perda de dados essenciais, já que era necessária a manipulação física e a interação humana com os documentos. “Não é fácil mudar de sistemas, especialmente quando se trata de informações vitais para a operação global da companhia”, relata.

O gerente de operações de Informática da CSN observa que nem todos os documentos digitalizados estão integrados ao SAP. Segundo Franco, é preciso otimizar os recursos e saber quais informações são realmente necessárias para armazenar na plataforma.

“Não adianta fazermos um esforço enorme para digitalizar documentos quando eles não são essenciais para a operação. Realizar essa tarefa demanda tempo e recursos. Tanto é assim que a Xerox mantém uma equipe – são 16 pessoas – especializada aqui dentro”, observa.

Nesse processo seletivo, ocorre a digitalização mensal de aproximadamente 100 mil documentos das áreas de recursos humanos, qualidade, linha de produção e documentos fiscais. As notas de saída do SAP, por exemplo, são armazenadas na plataforma Documentum. Assim, a aplicação pode ser acessada, através da intranet, por mais de 350 usuários. “Esse compartilhamento de informações é o grande motivador do investimento” destaca Franco.

Transparência

Como o retorno com a aplicação já é mensurado pela CSN, a companhia estuda a possibilidade de contratar uma solução de GED para a área de workflow, mas ela, informa Franco, não estaria necessariamente integrada ao SAP. “São estudos que fazemos porque a informação digital é um bem a ser cultivado numa organização”, antecipa o executivo.

Um dos maiores benefícios obtidos até agora com o uso da tecnologia da Xerox foi a otimização dos processos de fiscalização. A legislação brasileira possui características próprias e exige a preservação de documentos, como a declaração de imposto de renda e dados trabalhistas, por um prazo de cinco anos. Antes da digitalização, lembra Franco, essas informações eram manipuladas fisicamente. Isso significava a depreciação mais rápida dos documentos.

“Na área de fiscalização, onde há um grande número de notas fiscais emitidas e recebidas, o tempo perdido nas consultas era grande. Além da questão da má preservação do documento, outros graves problemas ocorriam. O principal deles era a possibilidade de erros no processo de arquivamento. Como havia o trabalho manual de digitadores, muitas vezes dados foram trocados. Isso causava dor de cabeça às áreas nos processos de auditoria. Agora, esse tipo de erro não ocorre mais”, finaliza Franco.