Vale do Rio Doce estréia ERP de US$ 55 milhões

Ricardo Cesar

Entra em funcionamento hoje (01/07), o projeto de ERP da Companhia Vale do Rio Doce. A fornecedora Oracle e o braço de consultoria da IBM comemoram juntos o “go live” de um dos maiores projetos de sistemas de gestão já realizados no Brasil.
 
Por sua envergadura, a empreitada lembra as grandes implementações da época da febre dos sistemas de gestão, na segunda metade de década de 90. As semelhanças param por aí. Ao contrário do que se acostumou ver naquela época, o roteiro foi seguido à risca e não estourou nem em prazo nem em orçamento.

Os números impressionam: a iniciativa contou com verba de US$ 55 milhões e nos momentos-chave mobilizou uma equipe de até 500 profissionais. O sistema irá ao ar simultaneamente em 41 empresas do grupo, atendendo a mais de 14 mil usuários, e em seguida deve ser estendido a outras 30 empresas nas quais a CVRD tem participação.

Como a Vale conseguiu colocar um projeto desse porte no ar em tão pouco tempo? Para responder a esta questão, é preciso esclarecer antes uma outra: como a Oracle foi selecionada para o projeto. A mineradora começou a estudar mais a fundo as possibilidades de implementar um pacote de ERP em 2001. No ano seguinte, elaborou um plano de viabilidade econômica, que contou com participação ativa do novo diretor de desenvolvimento de tecnologias, João Luiz Nogueira, que veio para a empresa após 13 anos na Accenture trazendo na bagagem a experiência de quem implementou diversos grandes ERPs ainda em atividade no Brasil.

Larry Ellison na linha

Naquela ocasião, a escolha da Vale estava entre a SAP e a Oracle, que, devido à robustez dos sistemas e pela capacidade de mobilizar recursos, mostravam condições de ganhar o projeto. Um dos segredos da mineradora para realizar a difícil empreitada dentro dos parâmetros estabelecidos em contrato foi a consciência de seu peso como cliente – enorme para o mercado nacional, muito grande até mesmo para os padrões norte-americanos. O fornecedor que demonstrasse compreender isso ganharia muitos pontos na disputa.

A fatura começou a ser definida em favor da Oracle quando a secretária do presidente da Vale, Roger Agnelli, anunciou uma ligação importante: o senhor Larry Ellison estava na linha. O principal executivo da Oracle deixou claro que considerava essencial ter a Vale como cliente e que ele mesmo cuidaria para que não faltassem recursos e empenho para que o projeto fosse executado com sucesso em um prazo reduzido. Seguiram-se alguns e-mails de Ellison e até mesmo um filme de marketing em que o CEO da fornecedora falava sobre a importância da Vale.

“Esse envolvimento dos níveis executivos nos deu muita segurança e foi determinante para fecharmos o acordo”, afirma Nogueira, que hoje tem contato direto com dois vice-presidentes mundiais da software house que se reportam sem intermediários a Ellison. “A flexibilidade e o apetite da Oracle em ter a Vale como cliente pesou muito. Não há nada que pedimos a eles que não conseguimos”, diz. Em dezembro de 2002 foi assinado o contrato, com orçamento-base previsto de US$ 55 milhões que, garante Nogueira, está sendo milimetricamente mantido. “Se não fosse assim, hoje eu não estaria ocupando o meu cargo.”

Contagem regressiva

Em janeiro de 2003 a Vale começou a treinar uma equipe de profissionais próprios que participaria da implementação, que se iniciou efetivamente dois meses depois. Apesar do planejamento minucioso, ocorreram alguns imprevistos. Durante o período do projeto, a CVRD envolveu-se em aquisições, fusões e trocas de controle acionário, o que obrigou a equipe de TI a mudar a rota em pleno vôo. “Tivemos que lidar com os desafios de um grupo em constante crescimento. De repente aparecia uma outra empresa enorme que passava a fazer parte da Vale e tinha de ser inserida no projeto”, conta Nogueira.

Por outro lado, antes mesmo de estrear o ERP trouxe alguns benefícios. O principal foi o redesenho de processos e a instituição de melhores práticas gerenciais, uma iniciativa que surgiu em função do sistema, mas que começou a render frutos muito antes dele entrar no ar. Exemplo disso é o setor de aquisições e suprimentos, que aprimorou suas práticas de recebimento e expedição de materiais. Outro efeito colateral benéfico foi o projeto de ensino a distância da companhia, que surgiu para treinar os usuário na plataforma Oracle. Agora esse conhecimento em e-learning está sendo usado para a formação de diversas competências da companhia, por meio de uma área que a Vale chamada de “universidade corporativa”.

A partir deste mês, começa a operar a primeira – e principal – fase do projeto, que envolve a parte de finanças, controladoria, suprimentos e orçamento. Em outubro, inicia-se a segunda etapa, com os módulos de manutenção, comercial e recursos humanos, a serem concluídos até o fim de 2004, menos de dois anos após o pontapé inicial da implementação. Pelos cálculos da Vale, o projeto vai se pagar em meados de 2007 – apenas três anos a partir da estréia da primeira fase. “É um prazo agressivo para uma empresa desse tamanho”, diz Nogueira. “Isso só é possível devido ao nível de comprometimento e patrocínio da nossa diretoria executiva e do presidente da Vale.”

De imediato, a primeira fase do ERP já trará um ganho expressivo: a visibilidade das informações do grupo, que até então ocorria em ciclos mensais, passa a ocorrer em ciclos diários. O sistema de gestão oferece a base de procedimentos, processos e tecnologia integrada para enxergar a operação diariamente, o que garantirá mais agilidade na gestão da empresa e nas tomadas de decisões. Quem disse que ERP não gera vantagem competitiva? 

Cronograma do projeto

1996 – A CVRD se deparou com o dilema de preparar os sistemas legados de suas múltiplas empresas para o bug do milênio ou adotar um pacote de ERP já compatível. A companhia optou por realizar um gasto mínimo e manter os sistemas vigentes, que precisavam de poucos ajustes.

2001 – O tema de um pacote de ERP voltou à baila dentro da empresa, desta vez de forma decisiva. Ainda se cogitou promover uma atualização em grande escala dos sistemas proprietários legados. Porém, dois fatores – o tempo necessário para fazer essa atualização e a necessidade de instituir melhores práticas de gestão – fizeram a escolha recair sobre um pacote.

2002 – A Vale realizou um detalhado estudo de viabilidade econômica e iniciou o processo de seleção do fornecedor. No fim do ano, a Oracle foi escolhida.

2003 – Em janeiro foi iniciado o treinamento dos funcionários na plataforma Oracle e em março começou a implementação.

2004 – No dia 1º de julho vai o ar a primeira e principal fase do ERP, com os módulos de finanças, controladoria, suprimentos e orçamento atendendo a 41 empresas do grupo. Em outubro, começa a segunda etapa do projeto, que envolve as partes de manutenção, comercial e recursos humanos e será concluída até o fim do ano.

|Computerworld – Edição 411 – 23/06/2004|