Matec aposta em UC para melhorar gestão da telefonia

Quem não conhece aquele velho PABX que, quando era novidade, até cursos as secretárias faziam para operá-lo? Diversas teclas, ramais a decorar, funções que ficaram obsoletas com o advento das novas tecnologias. Mas é fácil encontrar empresas que ainda dependem destes produtos, mesmo que mais modernos. Isto decorre, principalmente, porque a evolução vem acompanhada de preço elevado, muitas vezes, proibitivos para a maior parte das empresas.

Chega um momento, no entanto, que não tem jeito. A dor de cabeça e o custo gerados por manutenções e suportes sequenciais fazem qualquer um pensar em adotar algo mais moderno, que facilite a vida, deixe os processos mais ágeis e, principalmente, reduza custos. Com isto em mente – e também por orientação dos executivos da companhia – o gerente de TI da Matec, Luis Ricardo Velho, saiu em busca de uma solução de comunicação unificada.

A ideia inicial nem era levar algo muito sofisticado para a empresa de engenharia, mas uma solução que, logo de início, pudesse resolver o impasse de gastos com suporte técnico para coisas simples, o que acontecia pelo não domínio da tecnologia utilizada. Um exemplo clássico citado pelo executivo e que costumava gerar vários chamados para prestadores de serviço em suporte é a mudança de grupos de ramais ou mesmo a criação de uma extensão. “Buscávamos uma tecnologia que pudéssemos dominar, ter conhecimento e operar sem ajuda”, relata Velho.

A procura começou em julho de 2008, a partir de uma pesquisa de mercado que envolveu cinco fornecedores: Alcatel-Lucent, Cisco, Nortel, Ericsson e Avaya, sendo esta última escolhida. “As soluções eram parecidas, mas a simplicidade me chamou a atenção. As outras eram mais parrudas para operações com 10 mil ramais e precisamos entre cem e 150″, justifica.

Antes da aquisição, a realidade da Matec era um PABX analógico da Panasonic do qual não se tinha o domínio sobre a configuração. Qualquer operação precisava de um terceiro e havia limitação, a expansão de ramais era física e coisas adicionais precisavam de placas”, exemplifica. É o tipo de situação que deixa qualquer gestor de TI maluco, principalmente quando se lida com obras, escritórios móveis e necessita de movimentação rápida de ramais.

Os negócios da Matec estão divididos em quatro frentes: imobiliária, comercial, industrial e built to suit (construção, em tradução livre). Isto mostra o dinamismo do dia a dia da companhia que está no mercado há 17 anos e o porquê era necessário uma mudança na gestão do serviço de telefonia.

A implantação do IPO 500 da Avaya durou 15 dias – está em funcionamento desde outubro do ano passado – e o custo total do projeto ficou em US$ 30 mil. “É uma solução híbrida, podemos usar serviço analógico e IP, além de poder ser estendida até 500 ramais.” Há ainda um aplicativo de gerenciamento para cada ramal utilizado pelo usuário no próprio PC. Assim, é possível marcar reuniões, consultar agenda e saber quem está ligando, por exemplo.

De acordo com o gerente de TI, uma das premissas da empresa era trocar o PABX sem alterar a rede ou mexer demais nos aparelhos. Eles compraram alguns telefones IP – basicamente para secretárias – e modelos mais simples para os funcionários, só para padronizar.

Tudo isso mudou a rotina da empresa. Com o domínio da tecnologia, a criação e a realocação de ramais ficou mais ágil. “A estabilidade do sistema também melhorou muito. Além disso, a economia com suporte foi de 100%”, atesta. No entanto, o custo das ligações não foi reduzido, porque a companhia manteve o contrato com a Embratel e não instalou muitos ramais IP.

Os funcionários instalados na sede da companhia são os que mais sentiram as mudanças ocasionadas pela solução de comunicação unificada. Nas obras, como explicou Velho, ainda não se usa IP. “O que posso fazer é ativar um ramal IP na obra. O limitador é a internet, que ainda é instável. A qualidade degrada a conversa por conta do link.” Na sede isto não acontece, pois possuem uma rede de fibra ótica.

Apesar de ainda não aproveitar todo o potencial de economia que a telefonia IP pode oferecer, Velho aponta que isso está nos planos da empresa. “Tem IP que é ruim, que  precisa substituir os equipamentos, mas vamos testar IP. De início, queríamos agilidade e conseguimos isso”, resume.