Obstáculos de papel

Nos idos de 2006, o consultor

Ricardo Coelho olhou para o arquivo de papel que já ocupava 20% de toda a área

de cerca de 200

metros quadrados da LCR Consultores Associados e

visualizou um problema. Se o volume continuasse a crescer um metro cúbico por

mês, em breve, a empresa se dedicaria mais a controlar a armazenagem do que a

vender serviços contábeis.

Toda empresa gosta de crescer. Mas,

neste caso, a situação seria resultado de uma distorção prejudicial. O metro

quadrado no bairro do Brooklin, em São Paulo, onde fica a LCR, pode

chegar a custar R$ 3 mil. “Imaginar que precisaríamos de mais espaço por causa

do arquivo era doloroso”, relata Coelho.

Em uma conversa com um dos clientes,

o consultor encontrou a solução. A Acesso Digital pensava em oferecer o seu

gerenciamento eletrônico de documentos (GED) em um modelo de application service

provider (ASP). O SafeDoc já era usado por grande companhias, chegando a custar

R$ 4 milhões ao ano. Mas a meta era oferecê-lo em um mercado que pagaria no

máximo R$ 1 mil ao mês.

A LCR tinha a demanda, a Acesso

Digital tinha a solução. Bastava negociar um bom termo em cima desta

oportunidade. Em março de 2007, o acordo foi fechado: o aluguel da solução que

englobava o software de GED, hosting e scanner, ficaria em R$ 500 mensais.

Na implantação do SafeDoc, a

principal dificuldade foi criar a estrutura documental apropriada. O sistema

todo demorou cerca de 30 dias para ser adaptado e, para isto, apenas um

estagiário foi contratado no operacional. Um consultor da Acesso Digital e o

próprio Coelho completaram a equipe. “O trabalho é essencialmente de

parametrização, não de desenvolvimento”, argumenta o

consultor.

A etapa seguinte foi integrar o

SafeDoc aos sistemas das Prefeituras de São Paulo e Santana do Parnaíba

(40 km de

São Paulo, região Oeste), que já emitem vários documento digitalizados e são

muito acessados por contadores.

O tamanho do arquivo que preocupava

Ricardo Coelho praticamente não se alterou desde a implantação da solução. O

custo de aquisição, na forma de aluguel, é considerado por ele irrisório. A

economia geral de papel circulando ficou entre 30% e 40%. Mas a principal

vantagem foi dar fôlego para que todos se dediquem a tarefas mais lucrativas.

Desde a implementação do SafeDoc, o escritório ganhou 60 clientes. Para atender

ao novo grupo, a empresa não precisou investir em recursos humanos ou

crescimento físico.