Outsourcing: como escolher uma consultoria externa

Na ocasião de terceirizar serviços de TI, uma das fases mais importantes do processo é a de seleção de um especialista que ajude na negociação e na escolha dos fornecedores. Na medida em que os contratos de outsourcing tornam-se mais complexos, a ajuda de um consultor externo pode determinar o sucesso da iniciativa, já que esse profissional tem a experiência necessária para ajudar o CIO a evitar  possíveis problemas em todas as fases de um processo de contratação de um provedor terceirizado.

A escolha desse consultor não deve ser feita de forma aleatória. A empresa contratante deve avaliar os riscos e benefícios de se contar com o apoio de uma grande consultoria, que, na maioria dos casos, não pode dar a atenção necessária à empresa, ou de uma organização menor, que pode não ter a experiência ou conhecimento necessários para a prestação de serviços.

“Nunca houve tanta necessidade por especialistas em terceirização e, ao mesmo tempo, nunca houve uma gama tão grande de profissionais oferecendo esses serviços”, diz o analista da consultoria AMR Research Phil Fersht, que complementa: “Por isso as grandes ou pequenas empresas, com ou sem experiência em terceirização, devem avaliar muito bem os consultores que contratarão.”

De acordo com o advogado especializado em outsourcing no escritório norte-americano Baker and McKenzie, George Kimball, os melhores consultores para essas iniciativas são especialistas que, além de se tornarem guardiões dos clientes, entendem também o lado dos fornecedores. “Assim o profissional saberá encontrar soluções que ajudem ambas as partes”, afirma ele.

Na prática, para contratar os consultores certos é preciso seguir alguns passos.

1. Conheça os objetivos – “A estratégia central da terceirização deve ser definida antes da seleção do especialista que ajudará a empresa a contratar um fornecedor”, defende o diretor de pesquisa de serviços da consultoria Gartner. Isso porque, segundo ele, se o objetivo central do projeto for a redução de custos, por exemplo, é preciso buscar um consultor com essa experiência.

2. Os grandes nem sempre são melhores – É preciso lembrar-se de que grandes empresas de consultoria cobram altas taxas e especialistas independentes podem ser economicamente mais viáveis. Essa escolha varia de acordo com o objetivo da terceirização, bem como com o orçamento a ela reservado.

3. Leve para o lado pessoal – Uma empresa é contratada, mas todo o negócio deve ser realizado com um especialista específico. Por isso, é importante conhecê-lo antes de fechar um acordo. “A química entre o contratante e contratado, nesses casos, torna-se tão importante quanto à credibilidade da empresa para na qual tal profissional atua”, afirma Kimball.

4. Cheque referências – É de extrema importância conversar diretamente com pessoas que já contaram com os serviços da empresa e do consultor em questão. Busque as referências passadas pela própria prestadora do serviço e procure a opinião de conhecidos e de toda a rede de contatos para saber se há alguma reclamação sobre a possível contratada.

5. Questione – É válido saber do especialista em questão quais são as ferramentas que costuma usar durante o processo de negociação com os fornecedores dos serviços terceirizados, bem como saber quais são suas estratégias para cada fase do projeto.

6. Investigue – Não é difícil encontrarmos situações em que há conflitos de interesses, por isso, é preciso saber se o consultor é conhecido e respeitado pelos fornecedores, mas também investigar se ele não é próximo demais de um deles. O especialista deve sempre defender os interesses do cliente de forma imparcial.