Operadora investe quase R$ 500 mil na instalação de leitores biométricos e integração deles com o sistema de gestão
As operadoras de saúde convivem com o problema das fraudes, mas não conseguem mensurar o tamanho da bolha. Enquanto uns pensam em como medir e calcular o valor do prejuízo, outros buscam formas de coibir a prática. Uma dessas empresas é a Samcil, cujos executivos do grupo recorreram ao gerente de informática, Wylson Yoshikawa, e solicitaram uma ferramenta para, ao menos, reduzir o número de fraudadores. A principal ocorrência relacionava-se aos pacientes que emprestavam a carteira do plano para terceiros.
Para coibir a prática, Yoshikawa optou pelo leitor biométrico. Depois de avaliar quatro fornecedores (dois em Santa Catarina, um em São José dos Campos e um em São Paulo), fechou negócio, em fevereiro de 2007, com a ID Tech, hoje, Vess Tecnologia. No início, o sistema de biometria foi implementado em duas unidades – República e Tamandaré – onde, por 90 dias, funcionou o projeto piloto.
O período serviu para fazer ajustes, quando, inclusive, o gerente de informática identificou três problemas: o sistema de leitura biométrica não estava preparado para grandes volumes, a homologação do equipamento (precisavam definir entre o leitor óptico, de melhor resolução e durabilidade, e o capacitivo, de menor resolução) e a falta de receptividade dos usuários. “O sistema foi ajustado a toque de caixa, já em relação ao equipamento, tínhamos duas possibilidades e optamos pelo óptico, que oferecia resolução e durabilidade maiores”, lembra.
A aceitação dos usuários foi o item que deu mais trabalho, já que implicava uma mudança de cultura. “Contratamos recepcionistas para explicar os motivos da mudança, falamos da fraude e dos benefícios, como a possibilidade de ser atendido mesmo sem a carteirinha em mãos”, explica o gerente de informática. Passada a fase de testes, foi iniciada a expansão do sistema para as demais unidades. Atualmente, 90% do grupo está equipado com o leitor, com exceção das unidades das empresas adquiridas pela Samcil.
PREPARAÇÃO
Instalar os aparelhos e o sistema de leitura, entretanto, constituiu apenas uma parte do projeto. Para que tudo saísse corretamente, a equipe de TI providenciou a integração ao sistema de gestão de negócios (ERP) da Benner Sistemas. Este processo ajudou a otimizar o trabalho e a reduzir possíveis falhas. Antes da integração, o paciente colocava o dedo no leitor para a identificação. Com isto, a atendente tomava nota do número de cadastro e entrava no sistema para validar o associado, tendo a chance de errar o número de matrícula e validar o paciente errado. Agora, o leitor biométrico faz a identificação e envia as informações para o ERP, que mostra os dados completos, como a consulta agendada, o horário e o médico que irá fazer o atendimento.
Para a integração, alguns módulos do sistema de gestão tiveram a versão atualizada, sendo a principal mudança na parte de atendimento. O processo ocorreu de forma gradual e, mesmo assim, inicialmente, houve problema de desempenho. “São quase 1,5 milhão de cadastros e 20 mil atendimentos diários. Precisamos de dez dias de ajustes”, recorda Yoshikawa. “Se fizéssemos a integração direta, em 100% das unidades, poderíamos parar as operações. Optamos por fazer com mais segurança.”
A operação completa – aquisição dos equipamentos e sistema de biometria, contratação das recepcionistas para prestar orientação aos associados e integração ao sistema da Benner – exigiu investimentos da ordem de R$ 500 mil. O processo foi finalizado em novembro de 2007 e, desde então, a empresa sente a diferença no retorno financeiro que a tecnologia possibilitou. “Depois de três meses, tivemos redução de 20 mil consultas ao mês. Em um ano, a economia gerada chegou a quase R$ 3 milhões”, revela Yoshikawa.
Além da economia, o novo sistema deixou mais ágil o atendimento e proporcionou aos pacientes o benefício de poder passar pela consulta ou realizar um exame mesmo esquecendo a carteirinha em casa. Todo o projeto foi realizado pela equipe de TI da própria Samcil.
